Lo mejor de las alianzas estratégicas

Estudio de Caso

Industria:Alimentos de consumo

Servicio: Coordinación de transporte aéreo, terrestre y por vía férrea para 4,600 asistentes a una conferencia anual

Ubicación: Orlando

Objetivo

CWT Meetings & Events colaboró con una reconocida empresa de alimentos de consumo para proporcionar todo el servicio de transporte para su conferencia de propietarios y operadores en Orlando. El evento fue para todos los franquiciatarios y empleados de organizaciones afiliadas al corporativo.

Las expectativas:

Una agencia de reuniones y eventos con servicios end-to-end que tuviera los recursos para ofrecer una experiencia única a los invitados
Flexibilidad para satisfacer las necesidades de invitados individuales, incluyendo actividades adicionales y estancias extendidas
Que los presupuestos se mantuvieran alineados con el programa general
Una atmósfera abierta con mentalidad de servicio

Reto

El cliente era muy leal a una línea aérea preferida que le ofrecía opciones preferenciales a quienes reservaban directamente con ellos. De tal modo, tuvimos que construir un proceso en el que la línea aérea fuera el primer punto de contacto en lugar de una aerolínea de nuestra lista de proveedores preferidos, aunque operáramos fuera de los parámetros para reuniones.

También tuvimos que asegurarnos de que nuestros servicios de viaje fueran compatibles con su otra agencia de servicios logísticos.

Respuesta

Echando mano de nuestros conocimientos y procesos y asignando el personal adecuado, logramos una reducción significativa en los tiempos de respuesta. Adoptamos un enfoque de confianza y atención a cada reservación para asegurar que los invitados tuvieran una experiencia de viaje positiva hacia el evento y de regreso, incluyendo gestiones excepcionales en el sitio y trasportes chárter en el aeropuerto. Nuestro programa fue exitoso gracias a que:

Un equipo dedicado que se encargó del evento
Nos aseguramos de que el diseño del programa se mantuviera dentro de los costos:
- Utilizamos el conocimiento del equipo sobre gestiones en bloque y servicios chárter para crear reservaciones personalizadas para cada viajero e hicimos reservaciones en bloque adicionales en ciudades desde las que se esperaban muchos asistentes.
- Gestionamos siete vuelos chárter de ida y vuelta con la aerolínea preferida del cliente entre la ciudad donde se ubica su corporativo y Orlando.
- Siempre que fue posible, utilizamos a su proveedor preferido para cumplir con sus requerimientos de viaje, lo cual permitió contener los costos aún más.
Alineamos nuestra tecnología con la de su empresa de logística para asegurar que nuestros servicios fueran compatibles y mitigar posibles complicaciones.

Resultados

El incorporar nuestro servicio a la cultura y valores de la empresa y crear un servicio eficiente y rentable garantizó que nuestro contrato se renovara. Esto mostró como nuestros servicios, y por tanto nuestras alianzas, permanecen adaptables y proactivas en una industria en constante cambio.

Acuerdo de nivel de servicio en cuanto a tiempos de respuesta
Ofrecimos servicios a menor costo en comparación con el proveedor de transportación anterior y los costos fueron menores al presupuesto
Los invitados vivieron una experiencia cómoda y llevadera
Excelente retroalimentación sobre el equipo dedicado de CWT M&E encargado de satisfacer necesidades de invitados en particular, reflejando el servicio al cliente personalizado por el que los restaurantes del cliente son famosos.

Datos rápidos

$3m. de presupuesto
4600 asistentes
Transportación aérea, terrestre y por tren desde diferentes puntos

“El equipo de CWT Group Air atendió a cada uno de los viajeros para lo que necesitaran con el mayor profesionalismo. Fue un placer trabajar con CWT, y nuestros invitados quedaron muy satisfechos”

Posibilidades sin límite para sus eventos y reuniones

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