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LÖSUNGEN & BERATUNG

Strategisches Meetingsmanagement: Wie wir vorgehen

Starten


Kommt Ihnen das bekannt vor? „Ich lese ständig etwas über Strategisches Meetingsmanagement (SMM) und glaube, dass wir in der Richtung etwas unternehmen müssen.“ Oder: „Ich suche nach einem Weg, den ROI unseres SMM-Programms nachzuweisen.“

 

Unsere Strategie des schnellen Einstiegs macht es Ihnen leichter, ein strukturiertes Programm zu starten, das klare Schritte vorgibt und zu Ihrem Unternehmen passt.

 

Definieren & überprüfen

 

Mit unseren Zahlungslösungen vereinfachen wir das Verarbeiten und Abgleichen Ihrer Veranstaltungsausgaben – und bringen damit umgehend Mehrwert für Ihr SMM-Programm.

 

Wir lösen eine Vielzahl Probleme, wie zum Beispiel mangelnde Ausgabenübersicht oder fehlende Leistungsträgerdaten (Hotel, Flug, Bahn etc.).

 

Das Ergebnis ist ein transparenter Zahlungsprozess, vollständige Datenerfassung und -analyse und standardisierte Prozesse, die zu Ihren internen Kontrollmechanismen und steuerlichen Zielen passen.

 

Zuhören und lernen


Mit Analysen allein kommen Sie nicht weit: Sie brauchen Studien und Marktinformationen. CWT Meetings & Events (CWT M&E) unterstützt Sie dabei, wenn es darum geht, den Wert Ihres SMM-Programms für Entscheider sichtbar zu machen. Das beinhaltet:

 

  • Ihre aktuellen Daten und maßgeschneiderte Analysen
  • Analyse der Abweichung zwischen Soll und Ist
  • Umfassende Strategie zur Nutzung von Marktinformationen
  • Scorecards, die Entscheider einbeziehen

 

Damit erzählen Ihre Daten überzeugende Geschichten.

 

Vereinfachen und einhalten


Brauchen Sie eine Veranstaltungsrichtlinie, die gesetzliche Vorgaben berücksichtigt? Möchten Sie dafür sorgen, dass Prozesse vereinheitlicht und effizienter werden? Wäre es hilfreich, wenn Sie die Nutzung bevorzugter Partner (Hotels, Airlines, andere Transportmittel) erhöhen könnten?

 

Unsere Spezialisten haben zahlreiche Veranstaltungsrichtlinien für mittlere bis große Unternehmen auf der ganzen Welt entwickelt. Wir helfen Ihnen dabei, eine für Sie passende Richtlinie zu entwickeln, die Ihre Anforderungen optimal bedient. Das tun wir:

 

  • Analyse Ihrer bestehenden und Vergleich mit branchenführenden Richtlinien
  • Unterstützung bei der Entwicklung einer Veranstaltungsrichtlinie im Einklang mit Ihren Zielen und Ihrer Unternehmenskultur
  • Entwicklung einer Prozessübersicht, die den gesamten Ablauf einer Veranstaltung darstellt, um Ihre Entscheider einzubeziehen

 

Ihre neue Veranstaltungsrichtlinie wird klare Vorgaben enthalten, die Sie leicht befolgen können, die Ihre Effizienz erhöht und Einsparungen realisiert.

 

Einbeziehen und aktivieren


Die Beteiligten zu mobilisieren ist der Schlüssel zum Erfolg eines Programms für Strategisches Meetingsmanagement.

 

Planen Sie, ein SMM-Programm aufzusetzen? Haben Sie schon eines, aber es läuft nicht richtig? Oder haben Sie keine ausreichenden Erfahrungen mit der Kommunikation?

 

Unsere SMM-Spezialisten werden für Sie eine Strategie zur Beteiligung der verschiedenen Interessengruppen entwickeln, indem sie:

 

  • einen kurz- und langfristigen Plan aufsetzen
  • eine detaillierte Übersicht über alle Beteiligten erstellen
  • Vorlagen für die Kommunikation zur Verfügung stellen
  • mit Ihnen zusammen Workshops zum Start des Programms und interaktive Strategie-Sessions entwickeln

 

Wenn Sie die richtigen Personen auf die passende Art einbinden, werden Sie die Akzeptanz und Nutzung Ihres SMM-Programms maximieren. Es wird dann ein ganz natürlicher Teil Ihres Unternehmens.

 

Planen und entwerfen


Das Verhandeln und Verwalten von Vereinbarungen kann eine Herausforderung sein, doch unsere Erfahrung hilft Ihnen bei der Strukturierung. U

nsere Spezialisten unterstützen Sie beim Entwickeln eines Prozesses, der diese Herausforderungen bewältigt. Das beinhaltet:

 

  • Entwicklung hilfreicher Vorlagen für Verträge
  • Ermitteln Ihrer Ziele rund um Vertragsgestaltung, geschäftliche Risiken und Ratenverhandlungen
  • Sicherstellen, dass die Prozesse kontrolliert und überprüfbar sind sowie die Wirkung maximieren und Risiken minimieren

 

Als Ergebnis werden Sie einen reibungslosen Vertragsmanagementprozess besitzen, der mit Ihrem Risikomanagement abgestimmt ist und redundante Vertragsabschlüsse ausschließt. Das wird so viel einfacher für Sie sein!

 

Planen und erneut planen


Für SMM gibt es keine einfache Checkliste oder eine Strategie, die für alle passt. Daher passen wir die Strategie Ihren Unternehmenszielen entsprechend an.

 

Wir stellen sicher, dass Ihr Programm von Beginn an richtig läuft, indem wir:

 

  • Analysen und Wettbewerbsvergleiche durchführen
  • verstehen, wo Sie sich befinden, was Ihre Ziele sind und herausfinden, wie Sie sie erreichen können
  • einen Rahmen und Strategien für alle Elemente eines SMM vorgeben
  • einen umfassenden Businessplan erstellen, um alle Beteiligten ins Boot zu holen

 

Wir bringen ihre SMM-Strategie mit Ihren übergreifenden Unternehmenszielen in Einklang, sorgen für völlige Transparenz und operative Effizienz. Wir geben Ihnen einen schrittweisen Prozess vor, der die Komplexität verringert.y.

 

Auswählen und einbinden


Bevor Sie in Technik investieren, müssen Sie Ihren SMM-Prozess und die Hauptziele verstehen. Dabei helfen Ihnen unsere Spezialisten. Wir kennen viele technische Lösungen und unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Tools. Dabei liefern und nutzen wir:

 

  • eine angepasste Matrix für die notwendigen technischen Funktionen
  • detaillierte und zeitlich abgestimmte Strategien für die Einführung von Technologien sowie die in der Folge laufenden Verbesserungen und Erweiterungen
  • abgestimmte Analyse-Tools, um potenzielle Anbieter vergleichen zu können
  • Unterstützung bei der Konfiguration, um sicherzustellen, dass Ihre Lösung zu Ihrem Programm und Ihren Prozessen passt
  • laufende Unterstützung, um die Investitionen in Technologie zu sichern

 

Die passende technische Lösung wird Ihnen bei der Prozessautomatisierung helfen und die Einhaltung Ihrer Strategien unterstützen.

 

Konsolidieren und sparen


Sie brauchen die richtige Mischung von Ressourcen, Analysen und technischen Lösungen, um die Beziehungen zu Ihren Hotelpartnern optimal zu gestalten.

 

Was tun wir?

 

  • Wir analysieren sowohl Ihre Ausgaben für Veranstaltungen als auch die für Geschäftsreisen. Wir arbeiten mit Ihren Reiseeinkäufern zusammen, um die Bedeutung guter Leistungsträgerbeziehungen klarzumachen und sicherzustellen, dass diese entstehen
  • Wir identifizieren Einsparpotenziale auf der Basis von Reisemustern in Schlüssel- und Schwellenmärkten und stellen umfangreiche Branchenvergleiche an
  • Und schließlich bringen wir Ihre Hotelstrategie mit Ihren Veranstaltungsanforderungen und der Erfahrung in Einklang, die Sie sich für Ihre Teilnehmer wünschen.

 

Die konsolidierte Hotelstrategie ist eine echte Win-Win-Situation. Wenn Sie befürchten, Ihre Einsparziele nicht zu erreichen und ein großartiges Teilnehmererlebnis wünschen, dann sprechen Sie mit uns. Unsere Spezialisten werden Ihr globales Hotelprogramm entsprechend Ihrer Anforderungen aufsetzen.

 

Verstehen und verhandeln


Es kann schwierig sein, eine starke Verhandlungsposition zu erreichen, um Rabatte auf Hotelraten zu bekommen. Aber wir helfen Ihnen dabei.

 

Unsere SMM-Einkaufsexperten beraten Sie kompetent auf der Basis umfassender Daten und Marktübersichten.

 

Unsere Beratung liefert Ihnen alle Informationen, die Sie brauchen:

 

  • Ihre Historie mit einem bestimmten Hotel oder an einem bestimmten Ort
  • Hotelvergleiche pro Jahr innerhalb eines bestimmten Marktes
  • Berücksichtigung saisonaler Schwankungen, um Budgeterwartungen realistisch zu halten

 

Das Ergebnis ist eine bessere Verhandlungsposition, mit der Sie niedrigere Raten erzielen.

 

 
Erfahren Sie mehr darüber, was wir tun
 
 

So sieht es aus, wenn wir mit Ihnen zusammenarbeiten, um Ihr SMM-Programm
zu entwickeln und wachsen zu lassen

 

 


 

Sprechen Sie uns an, damit wir Ihnen zeigen, was wir für Sie tun können.