Case Study

Selezione provider di tecnologie congressuali per rispondere alle direttive del Sunshine Act

Settore:Dispositivi medici

Servizio:Nuova soluzione tecnologica per raccolta e reporting accurati dei dati relativi ai meeting e agli eventi

Destinazione:Globale

Obiettivi

In risposta ai requisiti di reporting previsti dal Sunshine Act* per i provider healthcare (HCP), un’azienda di dispositivi medici che conta 37 uffici a livello globale ha incaricato CWT Meetings & Events di individuare una soluzione tecnologica per la raccolta e il reporting dei dati generati durante i loro meeting ed eventi.

*Il Sunshine Act è una legge degli Stati Uniti che si riferisce al settore healthcare e che mira a garantire una maggiore trasparenza dei rapporti finanziari tra i provider sanitari e le case farmaceutiche.

Sfide

L’ambito di applicazione era ampio e c’era la necessità di risolvere alcune problematiche esistenti, come l’impossibilità di raccogliere i dati degli HCP per tutta l’organizzazione. Gli strumenti tecnologici in uso non erano in grado di supportare questa richiesta. All’interno dell’azienda, inoltre, l’expertise sui meeting e sugli eventi era troppo limitata per individuare il fornitore tecnologico giusto, così si è sentita l’esigenza di coinvolgere una terza parte per redigere, gestire e dare corso alla RFP, nonché gestire tutto il processo di negoziazione progettuale.

Soluzioni

CWT M&E ha messo a punto una strategia per identificare una soluzione tecnologica che rispondesse alle esigenze del cliente, compreso un nuovo assessment per capire i bisogni reali e ordinare le funzionalità richieste in ordine di importanza. Ha costruito la Request for Proposal mirata e condotto la valutazione sull’idoneità delle risposte pervenute, interfacciandosi con i fornitori tecnologici in funzione dei dati raccolti.

Risultati

Questi i risultati che ne sono derivati:

È stata selezionata una soluzione tecnologica globale con funzioni multi-lingua e versioni locali per soddisfare le esigenze aziendali su scala globale
Si è ottenuto un risparmio del 29% rispetto alla gara e del 17% rispetto al budget inizialmente stimato
È stata raggiunta la trasparenza dei dati necessaria sulla base delle indicazioni di reporting previste dagli HCP e delle misure interne di audit (trasferimento di valore, dati finanziari, ecc.)
Si è ottenuto un risparmio del 25% in termini di tempo nell’approvazione dei meeting HCP in tutte le divisioni aziendali e delle riunioni in generale per l’intera organizzazione.

In breve

Aumento dell’efficienza del 25%
Saving pari al 29% sul costo in gara e al 17% sulla quotazione iniziale
I requisiti per il reporting degli HCP e per l’audit interno sono stati soddisfatti.

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