Case Study

Leadership conference annuale

 

CWT

Settore:High-tech

Servizio:Sales leadership conference annuale di 4 giorni con partecipanti da tutto il mondo

Destinazione:San José, California

Obiettivi

L’obiettivo era ideare e gestire il convegno nella sua totalità, inclusi lo sviluppo del sito web, le registrazioni, la gestione della location, dello staff e le relazioni con i fornitori. L’evento doveva ospitare circa 6mila partecipanti provenienti da tutto il mondo e aveva un budget di 6 milioni di dollari, compresi i pernottamenti in hotel e i 4 giorni della “Worldwide Sales Leadership” conference.

Sfide

Con seimila partecipanti di culture diverse suddivisi tra molteplici hotel, il cliente richiedeva una gestione precisa dell’evento e staff sul posto per assicurarsi che tutto funzionasse alla perfezione.

Soluzioni

Per affrontare la sfida, è stato scelto un project manager dedicato, che era responsabile dell’intero team di progetto e teneva i contatti con il cliente. Diversi meeting planner sono stati inoltre inseriti nello staff durante le fasi più importanti dell’organizzazione dell’evento a supporto del project manager.

Un registration manager aveva la responsabilità della gestione del sito, delle comunicazioni al cliente e ai partecipanti, supportato a più riprese da altri specialisti inseristi nel team. Durante il convegno erano presenti in sala 5 membri dello staff a cui si sono aggiunti 15 membri dello staff del cliente, tutti hanno lavorato come un’unica squadra per fare vivere ai partecipanti un’esperienza memorabile.

La gestione on-site è stata completamente automatizzata, grazie al numero di conferma fornito a ogni partecipante al momento della registrazione. Abbiamo lavorato fianco a fianco del cliente per comprendere i suoi obiettivi per ciascuna sessione.

Risultati

Il livello qualitativo delle sessioni formative è stato quello desiderato e i partecipanti hanno lasciato l’evento soddisfatti. Inoltre, si sono rafforzati il senso di appartenenza e la condivisione della cultura aziendale grazie alle opportunità di networking e alle sessioni collaborative.

Ogni anno lavoriamo a stretto contatto con il cliente per ideare un convegno legato a un nuovo obiettivo studiato per favorire il più possibile il coinvolgimento dei dipendenti e la soddisfazione dei partecipanti. Facciamo nostri questi obiettivi, mettendoci letteralmente nei panni dei partecipanti, e li trasformiamo in esperienze straordinarie.

 

In breve

  • 6 milioni di dollari di budget
  • 6 mila partecipanti da tutto il mondo gestiti per quattro giorni
  • Cliente fidelizzato

 

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