Case Study

Il sogno caraibico per un convegno di alto profilo

Settore:Automotive

Servizio:Gestione end-to-end del convegno annuale per i concessionari di auto a noleggio

Destinazione: Repubblica Dominicana

Obiettivi

Un’azienda di autonoleggio leader nel mercato intendeva organizzare il convegno annuale per i suoi affiliati in America Latina e Caraibi (LAC). CWT Meetings & Events si era già occupata per loro della gestione delle conferenze annuali del gruppo in area EMEA per diversi anni, ed era stata sua anche l’idea del format con un unico convegno in sostituzione dei diversi eventi separati che venivano organizzati precedentemente. A seguito dell’ottima relazione instaurata, CWT M&E è stata incaricata di organizzare per la prima volta in America Latina e Caraibi un evento misto di quattro giorni per 150 delegati. L’obiettivo del convegno annuale era quello di creare networking tra gli affiliati e il senior leadership team dell’azienda, condividere best practice, discutere gli obiettivi, premiare le migliori performance e incentivare il lavoro di squadra.

Sfide

Il livello del convegno organizzato in Repubblica Dominicana doveva essere all’altezza degli eventi realizzati precedentemente in area EMEA. Questo si è tradotto nella necessità di alzare gli standard in termini di experience per assicurare un buon ritorno sull’investimento.

Soluzioni

Il convegno perfetto parte dalla scelta di un’ottima location. In questo caso, ulteriori punti a favore sono derivati dalle infrastrutture congressuali: una sala principale, diverse meeting room e altri spazi, tutti collegati da un’area che fungeva da reception.

Per garantire ai partecipanti un’esperienza impeccabile, CWT M&E ha messo a disposizione un sito web ideato ad hoc per le registrazioni e un supporto on-site durante tutta la durata del convegno. Il sito web includeva il link a un altro sito, dove i delegati potevano prenotare le loro camere d’albergo. CWT M&E ha inoltre messo a disposizione tecnologia per la realtà aumentata e la relativa produzione. Esperti di tecnologia AV provenienti dal Regno Unito hanno collaborato con lo staff locale per la costruzione del set e l’utilizzo della strumentazione.

Il convegno si è tenuto in un resort all-inclusive, così da evitare la necessità di trovare altre location per le cene, che sono state servite a buffet in un ristorante/nightclub del resort.

Per contenere i costi, l’account manager Jo ha raccomandato ai partecipanti di condividere i trasporti laddove possibile.

Un’accurata pianificazione strategica ha permesso di riunire con successo gli affiliati dei due brand del gruppo. Il primo giorno, un cocktail di benvenuto ha creato la prima occasione di networking tra i partecipanti e il leadership team, supportati dagli account manager Jo e Sarah che incoraggiavano i delegati a conversare con i colleghi provenienti da Paesi diversi anche durante il buffet a seguire.

Il senso di appartenenza al brand è stato promosso da:

Attività di team building
Personalizzazione con i colori del brand del Tiki Bar dell’hotel che ha ospitato il cocktail di benvenuto
Una gigantesca scultura di sabbia rappresentante il logo aziendale illuminata durante il beach party e utilizzata anche per le attività di team building
Performer che hanno dato vita a un’esibizione spettacolare utilizzando luci LED brandizzate

Risultati

Grazie al lavoro a stretto contatto con il cliente e i fornitori preferenziali, il format del convegno misto si è rivelato un successo per i paesi LAC. La relazione di fiducia esistente ha fatto sì che il cliente accettasse i consigli di CWT M&E per permettere la realizzazione di un grande convegno, restando all’interno del budget prefissato.

I delegati hanno vissuto un’esperienza positiva grazie al sito di registrazione realizzato appositamente, al supporto on-site e a un’organizzazione logistica impeccabile
CWT M&E ha sfruttato la sua conoscenza del mercato locale per trovare la giusta location con sale meeting eccellenti, un dettaglio che ha migliorato la qualità dell’evento stesso
La brand awareness è stata rafforzata grazie a contenuti visual spettacolari, occasioni di networking tra i partecipanti create ad hoc e attività di team building.

In breve

Gestione end-to-end del convegno
150 persone provenienti da luoghi diversi
Il cliente ha riconfermato l’incarico a CWT M&E.

“Dopo il successo di questa edizione, stiamo già cercando una location per l’evento del prossimo anno, che si terrà a Miami” ha affermato Sarah.

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