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Come ti catturo la platea

Experience dei partecipanti

Troppe le distrazioni, catturare l'attenzione di una platea e tenerla ancorata ai contenuti di un evento è più che mai necessario. E spesso, più semplice di quanto si pensi. Ma come fare?

 

Gli attori di teatro lo sanno da sempre: la prima cosa da fare è “prendere” il pubblico. E come lo fanno? Con la loro arte fatta di voce, postura, mimica. Strumenti semplici, unplugged, che hanno attraversato intatti i secoli da Sofocle ai nostri giorni. Se vogliamo che anche gli eventi aziendali e i convegni siano altrettanto coinvolgenti, non possiamo però affidarci alle sole doti più o meno istrioniche di chi deve esporre una relazione, moderare un dibattito o presentare un prodotto. Come fare, dunque? Innanzitutto pianificando con attenzione l'agenda: meglio uno o due break in più per consentire a chi partecipa di controllare le proprie email e messaggi piuttosto che una sequenza senza interruzione di interventi durante i quali ci sarà certamente chi occhieggia al cellulare. Poi, i contenuti: limitarsi a quelli davvero importanti, interessanti, innovativi. Ciò che direte, mostrerete o enuncerete dovrà apparire, per quel quarto d'ora, più interessante di qualsiasi altra informazione posso arrivare dal web, dal telefono, dal vicino di sedia (neppure Shakespeare sarebbe rappresentato ancora ai nostri giorni se avesse scritto testi banali, sciatti o noiosi).

 

Parola d'ordine: personalizzare

Tenete presente che per partecipare al vostro evento, l'invitato dovrà interrompere il suo lavoro, investirà del tempo e dell'impegno, non deludetelo e anzi accattivatevelo prima ancora che arrivi. Come? Creando aspettativa già tramite l'invito, che deve anticipare i contenuti e non essere troppo vago, ma senza svelarli del tutto. La registrazione (che, va da sé, deve essere rapida e burocraticamente ineccepibile, pena in caso contrario un istantaneo disappunto) è poi il momento ideale per iniziare sin da subito a catturare attenzione: basta un tablet collegato a una pagina Instagram per immortalare i convenuti insieme al testimonial della convention, farne una gallery e condividerla su un gruppo social chiuso creato appositamente. Una storia è già stata scritta e tutto in tempo reale. Bang! Le app per eventi, inoltre, sono in grado non solo di sostituire in ampia parte il cartaceo (i programmi e i contenuti di un congresso, ad esempio), ma anche di essere corredate di sofisticati CMS (Content Management System) che consentono controlli e personalizzazioni, con invio di informazioni mirate che sollecitino l'interazione tra partecipanti.

 

Spazio, spazi e spezie

Ancora un paio di punti: congressi istituzionali a parte, in tutti gli altri casi perché non abbandonare la disposizione ad aula e usare layout diversi per gli spazi? Si possono sperimentare volumetrie neutre, chiare, fluide, arredate con divani, poltrone, tavolini e sgabelli. Ma si può benissimo stare anche in piedi: è un chiaro messaggio che la presentazione sarà breve e informale (purché effettivamente lo sia...).

Ultimo ma non ultimo, monitorare i feedback: anche in questo caso, le app apposite e i social network possono fare molto per non troncare di colpo la relazione col vostro ospite, per non farlo sentire insomma sedotto e abbandonato, ma accompagnato e considerato anche a giorni di distanza, per un ricordo che si prolunghi nel tempo.

 

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Mai dimenticare che la mente ha bisogno del cibo adatto: durante le pause, ad esempio, oltre al caffè andrebbe sempre proposta acqua fresca in abbondanza contro la disidratazione da aria condizionata, ma anche frutta e succhi (la vitamina C tiene svegli!).
Anche il lunch dovrebbe contemplare alimenti poveri di grassi, non fritti, possibilmente freschi e in link col territorio e le sue specialità.