Étude de cas

Les voyages incentive augmentent les performances de vos commerciaux

Secteur : Équipements industriels

L’opération : Voyage de récompense d’une semaine pour 37 meilleurs vendeurs

Le lieu : Thaïlande

L’objectif

Le client, un leader mondial dans le secteur des biens de production, organise chaque année un challenge au sein de son réseau de distributeurs vendant ses équipements et véhicules. CWT Meetings & Events a été choisi pour concevoir et mettre en œuvre un voyage incentive exceptionnel d’une semaine visant à récompenser les meilleurs vendeurs. Les principaux objectifs consistaient à :

Concevoir et finaliser l’opération dans un délai de trois semaines après la signature du contrat
Élaborer un programme d’activités mémorables, différentes de tout ce qui avait été fait

Le challenge

Comme c’est souvent le cas pour les événements dans ce secteur, l’équipe CWT Meetings & Events ne disposait que de trois semaines entre la signature du contrat et la livraison du programme final. Malgré cela, le défi de mettre en place ce programme haut de gamme en hôtel 5* pour 37 personnes de niveaux très divers a été relevé.

Joseph, responsable commercial des pièces détachées et services, avait très envie de faire vivre aux employés les expériences culturelles d’un autre pays.

La solution

CWT Meetings & Events a trouvé les meilleures offres de vol pour acheminer les participants de différentes régions d’Irlande et du Royaume-Uni à Bangkok, puis à Koh Samui. Lorsque les tarifs ont augmenté dans le court laps de temps avant la finalisation de la réservation, la responsable de compte de CWT Meetings & Events, Chris et son équipe ont tenté proactivement d’obtenir des rabais auprès d’autres fournisseurs afin de garantir que le coût total ne dépasse pas le budget, sans pour autant remettre en cause la qualité du programme.

« Le prix des vols augmentant, nous avons réexaminé les hébergements et nous sommes servis de nos connaissances ainsi que de nos relations avec les fournisseurs pour sélectionner d’autres hôtels offrant le même niveau de service et d’expérience, avec lesquels une négociation tarifaire était possible », explique Chris.

Deux hôtels étaient nécessaires : l’un à Bangkok au début et à la fin du séjour, l’autre sur l’île tropicale de Koh Samui. Les négociations menées par Sarah, la responsable de compte, avec les deux établissements ont permis d’aboutir à un total de 25 % d’économies.

Un itinéraire passionnant et axé sur la culture a été élaboré par Sarah, une journée supplémentaire à Bangkok étant ajoutée au programme à la demande du client. L’expérience comprenait des repas dans divers restaurants locaux, des visites de temples, une promenade à dos d’éléphant, de la nage dans une cascade, du kayak, un massage thaï, des cours de boxe et de cuisine, des danseurs et musiciens traditionnels ainsi qu’une fête sur la plage et un spectaculaire dîner de gala. Sarah souhaitait que les participants profitent au maximum de leur voyage et disposent de suffisamment de temps libre pour se reposer, visiter et profiter de la superbe plage.

Chris ajoute : « Notre connaissance des lieux nous a permis de sélectionner des restaurants situés hors des sentiers battus et qui ont toujours offert un service de qualité à nos clients. Nous avons apporté de petites touches uniques comme des boissons, de l’eau fraîche et des serviettes froides, sans oublier des moments marquants comme l’accueil traditionnel des participants à l’aéroport, avec des colliers de fleurs. »

Le client a célébré les succès de ses collaborateurs pendant le dîner de gala organisé dans le jardin de l’hôtel, lors duquel des artistes thaïlandais traditionnels ont émerveillé les convives.

Après le dîner, les invités se sont rendus sur la plage où ils ont pu s’installer sur des poufs et admirer les prouesses de danseurs du feu dans une ambiance digne d’une discothèque. Chacun a ensuite lâché des lanternes en papier dans le ciel avant de regagner l’hôtel pour une grande fête, entre danse sur des morceaux proposés par un DJ, jeux de fête foraine et étals d’objets artisanaux.

Même les événements les mieux organisés peuvent connaître des imprévus, mais Sarah a su réagir rapidement à des changements de conditions météorologiques aussi soudains que spectaculaires. Lorsque des pluies diluviennes ont entraîné la fermeture de certaines routes alors que le groupe effectuait un safari dans la montagne avec un convoi de 4x4, l’itinéraire a été rapidement adapté. Chacun était muni d’un imperméable et a posé pour des photos en montant sur les véhicules avant de se diriger vers un restaurant local. Pour les participants, le risque de se retrouver bloqué dans la boue avait ajouté un peu de piment à l’aventure !

Les résultats

« Sarah s’est intégrée très facilement au groupe. Elle est devenue l’une des nôtres tout en faisant preuve d’un véritable leadership. C’était vraiment fantastique ! J’ai effectué quelques excursions au cours desquelles j’étais en contact avec des agences au quotidien, mais l’équipe parlait aux représentants locaux matin, midi et soir. Nous n’avions à nous préoccuper de rien. C’était parfait. Je n’aurais pas pu espérer de meilleurs représentants. »

Cette confiance dans l’organisation a généré un avantage tangible pour Joseph : il a pu se concentrer sur les invités afin d’améliorer les relations.

Joseph a été impressionné par la rapidité et l’efficacité dont Sarah a fait preuve pour traiter les demandes de dernière minute. Joseph a ajouté : « Voilà le genre d’agences avec lesquelles je veux travailler tout le temps. Je souhaiterais collaborer de nouveau avec CWT Meetings & Events. »

En matière de ROI, en plus d’avoir été encouragés à gagner leur place pour ce séjour, les invités ont constaté une amélioration de leurs performances depuis leur retour.

Joseph conclut : « Le séjour a donné aux distributeurs l’impression d’être plus liés à l’entreprise que jamais : ils travaillent encore mieux et affichent désormais un niveau exceptionnel. »

En bref

37 participants
100% de retours positifs
25% d’économies sur les dépenses hôtelières

« Le lieu et l’organisation étaient exceptionnels. J’ai travaillé avec de nombreuses agences, mais cette expérience a été la meilleure. Tout a été parfaitement organisé de A à Z, ce qui était particulièrement impressionnant pour un aller-retour de plus de 38 000 kilomètres. »

Entrons ensemble dans une nouvelle ère des Meetings & Events

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