Étude de cas

Le partenariat Transport de Groupe à son meilleur

Secteur : Restauration

Le service : Transport coordonné par voie aérienne, terrestre et ferroviaire de 4 600 personnes vers une convention annuelle

Le lieu : Orlando

L’objectif

CWT Meetings & Events a travaillé avec une célèbre entreprise de restauration pour assurer un service de transport complet vers sa convention annuelle de propriétaires/exploitants organisée à Orlando.

Les exigences étaient les suivantes :

Une agence d’événementiel de bout en bout disposant des ressources pour proposer aux participants une expérience bien organisée
La flexibilité pour répondre aux exigences de chaque participant, notamment pour la prolongation de séjours et les activités supplémentaires
Des budgets devant rester dans les limites du programme
Une culture ouverte et orientée service

Le challenge

Le client nous imposait son fournisseur aérien offrant des avantages à ceux qui réservaient directement avec lui. Nous avons donc dû élaborer un processus faisant de lui notre point de contact plutôt que nos fournisseurs privilégiés.

Nous devions également nous assurer que nos services de voyages seraient compatibles avec le prestataire logistique de l’autre agence intervenant sur le dossier.

La solution

L’exploitation de nos processus et de nos connaissances ainsi que l’affectation du personnel approprié a permis de réduire de manière considérable les délais de réalisation. L’adoption d’une approche de service confiante pour chaque réservation a garanti aux participants un voyage agréable avant et après l’événement, grâce à une grande qualité de gestion sur place et pour les déploiements organisés dans les aéroports. Nous avons rempli la mission en :

Assignant une équipe dédiée à l’événement
Nous assurant que la conception de notre programme respecte l’enveloppe allouée :
- Utilisation des connaissances de l’équipe de réservation pour la gestion des charters et réservations de groupe, réservations individuelles ou en groupe pour les villes ayant un plus grand nombre de participants .
- Gestion de 7 appareils affrétés pour des vols au départ et à l’arrivée par le prestataire aérien du client entre la ville de son siège et Orlando.
- Recours au prestataire du client dans la mesure du possible pour respecter les exigences de voyages du client.
Alignant notre technologie sur celle de son prestataire logistique afin de garantir la compatibilité de nos services et simplifier les processus.

Les résultats

L’intégration des valeurs et de la culture d’entreprise du client à nos services et à notre qualité d’exécution a abouti au renouvellement de notre contrat. Cela a montré à quel point nos services, et de ce fait nos partenariats, restaient adaptables et proactifs dans un secteur en perpétuelle évolution

Dépassement de ce à quoi nous étions tenus en matière de délai de réalisation
Services fournis pour un coût moins élevé que l’agence précédente et inférieur au budget initialement prévu
Expérience simple et fluide pour les participants
Excellents retours sur le respect des besoins de chaque participant par l’équipe dédiée CWT Meetings & Events, en écho au service client personnalisé qui fait la réputation des restaurants du client

Quick facts

3 millions de dollars de budget
4 600 participants
Transport par voie aérienne, terrestre et ferroviaire depuis différents lieux

« L’équipe CWT Group Air a traité chaque situation et chaque voyageur avec un professionnalisme irréprochable. Travailler avec CWT a été un plaisir et nos participants en ont été très satisfaits. »

Entrons ensemble dans une nouvelle ère des Meetings & Events

Pour en savoir plus, contactez-nous dès aujourd’hui.