Tapahtumaesimerkki

Vuosittainen teknologiayrityksen johtajien kokous

 

CWT

Toimiala: Huipputeknologia

Palvelu: Vuosittainen, nelipäiväinen konferenssi myyntijohdolle eri maista

Paikka: San Jose, Kalifornia

Tavoite

Tavoitteena oli luoda konferenssi alusta loppuun, mukaan lukien verkkosivujen luominen, rekisteröinti, tapahtumapaikan hallinta, miehitys tapahtumapaikalla ja yhteydenpito palveluntarjoajiin. Tapahtumaan osallistui noin 6000 henkilöä eri maista, ja tapahtuman budjetti oli kuusi miljoonaa dollaria, mihin sisältyi osallistujien hotellimajoitus ja vuotuinen nelipäiväinen ”Worldwide Sales Leadership”-konferenssi.

Haaste

Useissa eri hotelleissa yöpyvien 6000 tapahtumaosallistujan hallinnoiminen edellytti erinomaista kokonaisvaltaista konferenssiosaamista sekä paikan päällä olevaa henkilökuntaa täydellisen toteutuksen aikaansaamiseksi..

Ratkaisu

Haasteeseen vastaamiseksi projektille nimitettiin sille omistautunut projektipäällikkö, jonka vastuulla koko projektitiimi oli, ja jolla oli suora yhteys asiakkaan projektin omistajaan. Tärkeinä hetkinä projektipäällikön tukena oli myös tapahtumasuunnittelijoita.

Sitoutunut rekisteröintipäällikkö nimitettiin pitämään huolta verkkosivustosta, kommunikaatiosta asiakkaan sekä osallistujien kanssa, minkä lisäksi hänen tiimiinsä lisättiin ihmisiä kiireisimpinä hetkinä. CWT M&E:ltä paikalla konferenssissa oli viisi työntekijää ja lisäksi asiakkaalta paikalla oli viisitoista työntekijää. He tekivät yhdessä töitä erinomaisen osallistujakokemuksen eteen.

Prosessi paikanpäällä oli täysin automatisoitu hyödyntäen kävijöiden rekisteröinnin yhteydessä vastaanottamaa vahvistusnumeroa. Teimme läheistä yhteistyötä asiakkaan edustajien, jotta konferenssin tavoitteet saavutetaan kaikilta osin.

Lopputulos

Lopputuloksena oli, että kävijät lähtivät konferenssista oppineena koulutussessioista sen, mitä pitikin. Osallistujia sitoutettiin uudelleen yrityskulttuuriin tarjoamalla verkostoitumismahdollisuuksia ja yhteisten työpajasessioiden avulla.

Teemme vuosittain läheistä yhteistyötä asiakkaan kanssa suunnitellaksemme konferenssin uuden tavoitteen ympärille ja saadaksemme aikaan maksimaalisen työntekijäsitoutuneisuuden sekä osallistujatyytyväisyyden. Asetumme osallistujien saappaisiin, jotta ymmärrämme vielä paremmin, miten nämä tärkeät tavoitteet saavutetaan.

 

Faktat

  • Kuuden miljoonan dollarin budjetti
  • 6000 kävijää eri maista, neljän päivän tapahtuma
  • Vuosittainen asiakas

 

Siirry kokousten ja tapahtumien uuteen, rajoittamattomaan aikakauteen

Ota yhteyttä ja kuulet lisää!

Lue lisää