Monikansallinen kulutustavaroiden tuottaja pyysi CWT M&E:tä avustamaan uuden hiustenvärjäystuotteen julkistamistilaisuuden järjestämisessä Lontoossa. Tilaisuuteen kutsuttiin 80 yrityksen tärkeää asiakasta. CWT M&E:n tehtäviksi tulivat majoituksen, Lontoon sisäisten kuljetusten ja ruoka- ja juomatarjoilujen järjestäminen sekä asiakkaan itse järjestämää päätilaisuutta tukevien tapahtumien ohjelman suunnittelu.
Suurin haaste oli löytää uniikki majoituspaikka läheltä päätapahtumapaikkaa. Kaikkien palveluiden tuli olla ensiluokkaisia, jotta kokemuksesta tulisi osallistujille ikimuistoinen, ja se yhdistyisi vahvasti uuteen tuotteeseen tämän tärkeän kohderyhmän edustajien mielissä. Koska Lontoo on tunnetusti kallis kaupunki, ei toimeksiantojen täyttäminen budjetin rajoissa ollut helppoa. Yhdelle tapahtuman illallisista asiakas toivoi paikkaa, joka sopi teemaan ”blonde, glamour & glitter.”
Totesimme pian, että tietty viiden tähden hotelli Lontoon keskustassa oli täydellinen majapaikka vieraille. Kun osallistujat saapuivat, heidät noudettiin busseilla ja kuljetettiin London Eye -maailmanpyörälle. Siitä oli varattu heille kolme yksityistä kapselia, joista saattoi ihastella loistavaa näkymää yli kaupungin samalla samppanjasta ja laadukkaista naposteltavista nauttien. Illallinen tarjoiltiin hienossa pihviravintolassa ja sen jälkeen vieraat kuljetettiin takaisin ja hotelliin katolla järjestettävään juhlaan. Niitä ei Lontoossa usein nähdä. Seuraavana aamuna vieraat nauttivat aamupalan yksityisessä ravintolassa muista hotellivieraista erillään. Illalla oli vuorossa sitten itse päätapahtuma. Sisäänkirjautumisen yhteydessä asiakkaan suunnittelemat erityisanimaatiot pyörivät loistohotellin konferenssitilan valtavalla LED-pyramidilla.
CWT M&E neuvotteli huoneiden hinnat ja palvelut, organisoi kuljetukset, London Eye-vierailun, pihviravintolaillallisen, katolla pidetyt juhlat sekä aamiaisen. Hoidimme myös kaikki sopimukset ja maksuliikenteen.
Hotellin kanssa neuvottelua helpotti CWT:n projektipäällikön hyvät suhteet hotellin johtoon ja muut suorat kontaktit. Niistä oli hyötyä erityislaatuisten, asiakkaat hurmanneiden palveluiden, kuten kattojuhlan, yksityisaamiaisen sekä LED-pyramidin järjestämisessä. Osallistujat olivat erittäin vaikuttuneita eri tapahtumapaikoista ja tapahtumista, joista kaikki olivat eksklusiivisia sekä glamourintäytteisiä. He varmasti muistavat käyntinsä upeassa London Eye’ssa huimana kokemuksena.
CWT M&E:n erinomaiset suhteet myös useiden kuljetuspalveluiden järjestäjien kanssa auttoivat hyvien hintojen saamisessa kuljetuksille. Majoituksen osalta CWT M&E onnistui neuvottelemaan noin 4000 euron alennuksen. Kaikki onnistui asiakkaan kannalta erittäin sujuvasti, budjetin puitteissa onnistuttiin järjestämään upea kokemus. CWT M&E järjesti tämän tapahtuman nyt ensimmäistä kertaa. Asiakas oli niin tyytyväinen, että tilasi vastaavan tapahtuman seuraavalle vuodelle välittömästi.
“Osallistujat olivat erittäin vaikuttuneita eri tapahtumapaikoista ja tapahtumista, joista kaikki olivat eksklusiivisia sekä glamourintäytteisiä.”
Ota yhteyttä ja kuulet lisää!