Esimerkki

onnistumisesta strategisessa kokoushallinnassa

 

CWT

Toimiala: Monikansallinen konserni

Palvelu: SMM-konsultointia globaalin M&E-strategian ja -rakenteen luomiseksi

Sijainti: Maailmanlaajuinen

Tavoite

Luoda M&E-strategia ja –rakenne viitekehys globaalille organisaatiolle, jonka kokous- ja tapahtumatoiminnot oli hajautettu. Asiakas, joka on osa laajempaa, monikansallista konsernia, jolla on talousvaikeuksia, kävi läpi merkittäviä sisäisiä muutoksia.

Haaste

Organisaation M&E-toiminnot oli hajautettu. Monet eri tahot suunnittelivat ja järjestivät kokouksia, hankinta- ja suunnitteluprosessit olivat kaikilla omat ja eri teknologiavalintoja oli lukuisia. Nämä haasteet yhdessä johtivat siihen, että suosittelimme vahvan ja kestävän kehityksen perustalle pohjautuvan SMM-ohjelman laatimista. Toimme esiin myös varteenotettavia rahoitusratkaisuja, jotka tukisivat organisaation nykyistä tilannetta. Tämä mahdollistaisi myös lähestulkoon kustannusneutraalin käyttöönoton ja tehokkaan organisaation luomisen. Koska käytössä ei ollut minkäänlaista kokouspolitiikkaa, ehdotuksemme globaalin kokous- ja tapahtumaohjelman laatimiseksi oli linjassa organisaation tuolloisen toimintaympäristön ja yrityskulttuurin kanssa.

Ratkaisu

Järjestimme SMM-strategiatyöpajan yhdessä asiakkaamme ydintiimin kanssa. Työpajan anti johti suosituksiin, joilla voitiin luoda huipputason SMM-ohjelma, johon sisältyi esimerkiksi konseptisuunnittelu ja globaalin käyttöönoton mahdollistava organisaatiomalli. Mukana oli myös suosituksia sopiviksi ohjelman tehokkuusmittareiksi. Lisäksi palveluumme sisältyi asiakkaan tilanteen vertaaminen huipputason SMM-ohjelmia käyttävien, samankaltaisten organisaatioiden tilanteisiin.

Osoitimme toisen yrityksen tietoihin perustuneen kattavan esimerkin mahdollisista säästökohteista, jotka laadukkaan SMM-ohjelman avulla ovat saavutettavissa. Esimerkki toi erityisesti esiin kokous- ja tapahtumajärjestelyiden tuolloisen tilan asiakasyrityksessä sekä mahdolliset kulut ja sijoitukselle saatavan tuoton SMM-ohjelman kolmen ensimmäisen käyttövuoden aikana perustuen saavutettavissa olevaan käyttöönottoasteeseen.

Esimerkkimme tarjosi innovatiivisen viitekehyksen asiakasorganisaatioon. Halusimme vielä varmistaa, että ohjelman hyödyt viestitään tehokkaasti kaikille sidostyhmille, jotta ohjelman jalkauttaminen onnistuu niin tehokkaasti kuin tiesimme olevan mahdollista. Tämä johti globaalisti kokouspalveluiden maksukorttien käyttöönottoon yhtenä tärkeimmistä ohjelman noudattamisen ja kulujen seurannan välineistä.

Konsultointitoimeksiantomme loppuvaiheessa sen tulokset esiteltiin yrityksen ylimmälle johdolle, mikä jälkeen ohjelma hyväksyttiin ja päätettiin ottaa käyttöön ja implementoida globaalisti nopeassa tahdissa.

Tulokset

Esimerkkimme toi selkeästi esiin tulevaisuuden strategian ja vision, parhaat käytännöt, käyttöönottotavoitteet sekä odotettavissa olevat säästöt ja panostukselle saatavien tuottojen muutoksen. Kaiken tämän globaalin SMM-ohjelman jalkauttaminen tuo mukanaan.

Muut merkittävät hyödyt ovat:

  • Business intelligence -strategia, joka sisältää teknologian ja tietojen analysoinnin optimoinnin
  • Globaali M&E-ohjelma, joka sisältää maksuratkaisut, jotka tukevat ohjelman noudattamisen seurantaa
  • Virtaviivaistetut prosessit ja yhtenäiset toimintatavaat, jotka varmistavat toiminnan tehokkuuden ja laadun.

Miksi CWT M&E onnistui tässä konsultointitehtävässä niin hyvin? Tarjosimme räätälöidyn ratkaisun juuri tämän yrityksen erityistarpeisiin ja sen tilanteen sekä yrityskulttuurin huomioon ottaen.

Tilanne nyt

SMM-ohjelman käyttöönoton jälkeen asiakasyrityksemme on:

  • ryhtynyt käyttämään vain yhden tarjoajan kokoustekniikkaa,
  • muuttanut organisaatiorakennettaan suositustemme mukaan ja onnistunut parantamaan palvelutasoa ja skaalattavuutta,
  • jalkauttanut SMM-ohjelman koko organisaatioonsa ja ottanut käyttöön mittarit sen noudattamisen seurantaan,
  • saavuttanut kuuden ensimmäisen kuukauden aikana ohjelman käyttöönotosta yli 200 000 dollarin säästöt.

Faktat

  • Globaalin SMM-ohjelman käyttöönottoa nopeutettiin yrityksen ylimmän johdon taholta
  • Yli 200 000 dollarin säästöt kuudessa kuukaudessa ohjelman jalkauttamisen jälkeen
  • Kokoustekniikan käytössä siirryttiin yhden palveluntarjoajan käyttöön

Siirry kokousten ja tapahtumien uuteen, rajoittamattomaan aikakauteen

Ota yhteyttä ja kuulet lisää!

Lue lisää