Tapahtuesimerkki

Yhteistyötä parhaimmillaan

 

CWT

Ala:Ravintolat

Palvelu: Lennot, juna- ja autokuljetukset 4600 henkilölle vuosittaiseen konferenssiin

Sijainti: Orlando

Tavoite

CWT Meetings & Events teki yhteistyötä suositun kuluttuajaruokabrändin kanssa sen vuotuisen konferenssin osalta. Yhteistyö kattoi kaikki kuljetuspalvelut Orlandoon, jossa tapahtuma järjestettiin. Tapahtuman osallistujat olivat franchising-yrittäjiä ja työntekijöitä osakkuusyhtiöistä.

Vaatimukset

  • Alusta loppuun toimiva M&E-toimisto, joka kykenee tarjoamaan hyvin organisoidun osallistujakokemuksen
  • Joustavuus ja kyky yksittäisen osallistujan toiveiden toteuttamiseksi, mukaan lukien ylimääräinen, pidennetty oleskelu kohteessa ja lisäaktiviteetit
  • Budjetissa pysyminen
  • Avoin, palveluhenkinen yrityskulttuuri.

Haaste

Asiakasyrityksellä oli oma lentoyhtiöpreferenssi lentomatkustuksen osalta. Kyseinen lentoyhtiö tarjosi lisäetuja niille, jotka varasivat lentonsa suoraan lentoyhtiöltä. Näin ollen loimme prosessin, jossa tämä lentoyhtiö oli myös meidän ensimmäinen kontaktimme ohittaen oman suosituslentoyhtiökäytäntömme.

Meidän tuli myös varmistaa, että tarjoamamme matkapalvelut olivat linjassa yrityksen käyttämän toisen logistiikkapalveluiden tarjoajan palveluiden kanssa.

Ratkaisu

Osaamistamme ja prosessejamme käyttäen ja nimittämällä tapahtumalle omistautuneen tiimiin onnistuimme lyhentämään varuksiin menevää aikaa merkittävästi. Avuliaan palvelumallimme myötä onnistuimme tarjoamaan osallistujille positiivisen matkakokemuksen tapahtumapaikalle ja sieltä takaisin kotiin. Henkilökuntaamme oli asiakkaan ja osallistujien palveluksessa myös tapahtuma-paikalla ja lentoasemilla varmistamassa kuljetuspalveluiden sujuvuuden.

Onnistuimme tapahtuman toteutuksessa seuraavien toimenpiteiden avulla:

  • Nimeämällä tapahtumalle omistutuneen tiimin
  • Varmistamalla, että suunnitelmamme pysyivät kustannustehokkaina:  
    • Hyödynsimme tiimimme vahvaa osaamista lentovarauksissa ja charter-palveluiden hallinnassa. Pääosin varaukset tehtiin yksittäisille henkilöille, mutta lennoille niistä kaupungeista, joista osallistujia saapui runsaasti, varattiin lennoilta jo valmiiksi suurempi määrä paikkoja.
    • Asiakkaan suosituslentoyhtiöltä varasimme ja hallinnoimme seitsemän charter-konetta meno-paluulennoille sen pääkonttorikaupungin ja Orlandon välille.
    • Käytimme asiakkaan suosituslentoyhtiötä niin paljon kuin se oli mahdollista, jotta asiakkaan toiveet täyttyivät. Ratkaisu oli hyödyllinen myös kustannusten kurissa pitämisessä.
  • Yhtenäistimme teknologiamme asiakasyrityksen käyttämän logistiikkayrityksen teknologian kanssa, jotta palvelumme olivat yhteensopivia ja sujuvia.

Tulokset

Asiakasyrityksen yrityskulttuurin ja heidän arvojensa yhdistäminen meidän palveluihimme ja ripeään sekä kustannustehokkaaseen tapaamme toimia johti sopimuksen uusimiseen. Tämä esimerkki osoittaa, miten palvelumme ja yhteistyö kanssamme ovat joustavia ja ennakoivia, myös muuttuvissa tilanteissa.

  • Pysyimme ennakkoon sovituissa palvelutasosopimuksen mukaisissa palveluajoissa ja osin jopa alitimme ne
  • Palvelumme hinta alitti asiakasyrityksen aiemmin käyttämän tapahtumatoimiston hinnat ja jäi alle ennustetun budjetin
  • Saumaton ja vaivaton osallistujakokemus
  • Tiimimme sai erinomaista palautetta kyvystään ottaa huomioon yksilölliset tarpeet. Tiimin hyvä ja personoitu palvelu vastasi tasoa, josta asiakasyrityksen ravintolat ovat tunnettuja

Faktat

  • Budjetti 3 miljoonaa Yhdysvaltain dollaria
  • 4600 osallistujaa
  • Lento-, juna- ja autokuljetukset eri kohteista tapahtumapaikalle

 


“CWT M&E:n :n ryhmälentotiimi hoiti jokaisen varauksen ja tilanteen äärimmäisen ammattitaitoisesti. Oli ilo työskennellä heidän kanssaan, ja osallistujamme olivat kokemukseensa varsin tyytyväisiä.”

Siirry kokousten ja tapahtumien uuteen, rajoittamattomaan aikakauteen

Ota yhteyttä ja kuulet lisää!

Lue lisää