Tapaustutkimus

Laatukonferenssi karibialaisella mausteella

 

CWT

Toimiala: Autoteollisuus

Palvelu: Vuosittaisen konferenssi autovuokrausyrittähille ”avaimet käteen”-periaattella

Paikka: Dominikaaninen tasavalta

Tavoite

Johtavan autovuokrauspalvelun tavoitteena oli luoda vuosittaisesta Latinalaisen Amerikan sekä Karibian alueen (LAC-alue) edustajilleen järjestämästään konferenssista entistä innostavampi. CWT M&E oli jo vuosia järjestänyt kyseisen yrityksen Euroopan, Lähi-idän sekä Afrikan alueen (EMEA-alue) vastaavan vuosittaisen tapahtuman kokonaisuudessaan ja onnistunut myös muutostyössä, jossa useita tapahtumia yhdistettiin yhdeksi. Autonvuokrausyritys palkkasi CWT M&E:n nyt hoitamaan myös LAC-alueen konferenssin järjestämisen ensimmäistä kertaa. Toiveena oli neljäpäiväinen konferenssi 150 osallistujalle. Konferenssin tavoite oli koota edustajat yhteen tapaamaan ylempää johtoa, jakaa ajatuksia hyvistä toimintatavoista, keskustella tavoitteista, edistää yhteistyötä sekä palkita hyvästä suoriutumisesta.

Haaste

LAC-alueen konferenssin tuli vastata laadullisesti EMEA-alueella järjestettyjä tapahtumia. Tapahtuman osallistujakokemusta täytyi parantaa, jotta panostukselle saatiin riittävästi vastinetta.

Ratkaisu

Täydellisen konferenssikokemuksen luomisen alkoi loistavan paikan valinnalla. Lisäplussaa tuli sen kokoustiloista: pääsali, kokoushuoneet sekä toimistotilat, jotka yhdistyivät aulalla.

Mutkattoman osallistujakokemuksen varmistamiseksi CWT M&E loi räätälöidyn verkkorekisteröintisivun ja tarjosi tukea paikan päällä läpi koko tapahtuman. Rekisteröintisivulta löytyi linkki toiselle sivulle, josta kävijät pystyivät tekemään oman huonevarauksensa hotelliin. CWT M&E toimitti paikalle myös korkeatasoiset audiovisuaaliset järjestelmät sekä lavan. Av-asiantuntijat Isosta-Britanniasta tekivät yhteistyötä paikallisten kanssa laitteiston asentamisessa sekä käyttämisessä.

Konferenssi järjestettiin täyden palvelun lomakeskuksessa, joten paikalta ei täytynyt poistua edes ruokailun vuoksi. Ruokailu päätettiin järjestää buffet-muotoisena lomakeskuksen ravintola-yökerhossa.

Kulujen minimoimiseksi tapahtuman projektipäällikkö Jo kehotti osallistujia suosimaan kimppakyytejä aina kun se oli mahdollista.

Ryhmään kuuluvien kahden eri brändin edustajien saattaminen yhteen vaati strategista suunnittelua. Ensimmäisenä päivänä järjestetty rento cocktail –vastaanotto helpotti kävijöiden tutustumista toisiinsa ja yrityksen johtohenkilöihin. Lisäksi tapahtuman projektipäälliköt Jo ja Sarah kannustivat osallistujia jakamaan pöytänsä muista maista paikalle saapuneiden kollegoidensa kanssa ruokailun aikana.

Yrityksen yhteishenkeä kasvatettiin seuraavin tavoin:

  • lämminhenkisillä tiimihengen luomiseen keskittyneillä aktiviteeteilla
  • hotellin tiki-baari koristeltiin yrityksen väreillä tervetulotoivotusten ajaksi
  • valtava hiekkaveistos, joka esitti yhtiön logoa, oli ihailtavana ensin rantajuhlissa ja sitten se koki uuden elämän tiimihengen kasvattamistapahtumassa
  • esiintyjät tarjosivat upean show’n alueen ulkopuolella järjestetyn illallisen aikana brändättyjen, svengaavien LED-valojen loisteessa.

Lopputulos

Läheisellä yhteistyöllä asiakkaamme ja hyvien partnereidemme kanssa onnistuimme luomaan toimivan, yhteisen konferenssiformaatin myös LAC-alueelle. Luottamukseen perustuvan suhteen lopputuloksena asiakas otti vastaan CWT M&E:n neuvot, joiden avulla voitiin sekä järjestää loistava konferenssi että pysyä budjetissa.

  • Osallistujakokemukset olivat hyviä. Sen saavuttamisessa edesauttoivat räätälöity rekisteröitymissivusto, paikan päällä ollut tuki sekä onnistunut logistiikka
  • CWT M&E hyödynsi paikallis- ja markkinatuntemustaan ja onnistui löytämään tapahtumapaikan, jonka tilat olivat erinomaiset. Tämä lisäsi tapahtuman laadukkuutta omalta osaltaan
  • Bränditietoisuutta ja siihen sitoutumista lisättiin tapahtumassa esimerkiksi vaikuttavien visuaalisten keinojen avulla ja kannustamalla eri maiden osallistujia tutustumaan rohkeasti toisiinsa sosiaalisissa tapahtumissa sekä tiimiaktiviteeteissa.

Faktat

  • CMT M&E oli vastuussa konferenssin järjestämisestä alusta loppuun
  • Konferenssiin osallistui 150 ihmistä eri puolilta maailmaa
  • Asiakas tilasi saman palvelun uudestaan.

 


“Tämän konferenssin onnistumisen myötä olemme jo alkaneet etsiä sopivaa paikkaa seuraavan vuoden tapahtumalle. Kohde on tuolloin Miami”, Sarah kertoo.

Siirry kokousten ja tapahtumien uuteen, rajoittamattomaan aikakauteen

Ota yhteyttä ja kuulet lisää!

Lue lisää