Estudio de caso

CWT M&E identificó las mejores opciones de vuelo para llevar a los asistentes desde el Reino Unido e Irlanda hasta Bangkok, y de allí a Koh Samui. Como las tarifas aumentaron mientras se finalizaban las reservas, Chris, responsable de cuentas de CWT M&E, y el resto del equipo buscaron obtener ahorros de otros proveedores para asegurar que el gasto total permaneciera dentro del presupuesto asignado, sin comprometer la calidad del viaje.

“Con el aumento del coste de los vuelos, tuvimos que analizar de nuevo el asunto del alojamiento. Utilizamos toda nuestra experiencia y relaciones con los proveedores para seleccionar distintos hoteles, que ofrecieran el mismo nivel de servicio, pero con los que podíamos negociar un mejor precio”, explica Chris.

El itinerario del viaje hacía que se necesitaran dos hoteles, uno en Bangkok, para la llegada y salida del país, y otro en la isla de Koh Samui, donde se alojarían el resto de días. Las negociaciones de Sarah, la responsable de cuentas del proyecto, con ambos hoteles aseguró un ahorro de alrededor del 25 %.

Sarah creó un itinerario emocionante y lleno de paradas culturales, con un día adicional en Bangkok por petición del cliente. La experiencia incluía comidas en una variedad de restaurantes locales, visitas a templos, montar en elefante, nadar en las inmediaciones de una cascada, practicar el kayak, disfrutar de un masaje tailandés, asistir a clases de cocina y boxeo, asistir a espectáculos de baile y música tradicionales, y participar en una cena de gala con posterior fiesta en la playa.

“Nuestro conocimiento local nos permitió seleccionar restaurants que siempre ofrecen un gran servicio a nuestros clientes y que en muchas ocasiones no forman parte del circuito turístico. Además, proporcionamos pequeños detalles únicos, como el suministro de bebidas, agua fría y toallas húmedas, así como momentos especiales como la recepción de los participantes en el aeropuerto con guirnaldas de flores”, añade Chris.

El cliente celebró el éxito de sus invitados durante la cena de gala, que se organizó en el jardín del hotel. Allí artistas tradicionales tailandeses entretenían a los asistentes.

Tras la cena, los participantes se trasladaron a la playa, donde se acomodaron en sacos de alubias para ver a los bailarines de fuego actuar al son de la música. Al final, los asistentes dejaron volar farolillos de papel y regresaron al hotel para continuar la fiesta y bailar al ritmo de un DJ. También se acondicionaron casetas de feria y puestos de artesanía tradicional, para disfrute de los invitados.

Incluso el evento mejor planeado puede sufrir un percance, pero Sarah reaccionó con rapidez a los repentinos, y en ocasiones dramáticos, cambios en el clima. Cuando las fuertes lluvias provocaron el cierre de algunas carreteras mientras el grupo disfrutaba de un safari de montaña en vehículos 4x4, se realizaron cambios en el itinerario al momento. Cada invitado recibió un impermeable y posó en la parte superior de los coches para una sesión de fotos, antes de dirigirse a un restaurante local. Los asistentes incluso afirmaron que el riesgo de quedarse atrapados en el barro hizo más emocionante esta aventura.