La solución
El proyecto comenzó con la elección del lugar de celebración. Los puntos a favor para elegir el que fue destino final fueron las instalaciones ofrecidas, que incluían una sala principal con salas de reuniones y espacios de oficina, todo conectado a través de una zona de recepción.
Para garantizar la mejor experiencia posible a los asistentes, CWT M&E creó una página web de registro y ofreció apoyo in situ durante todo el proceso. El sitio web incluía además enlaces a otras páginas donde los participantes podían reservar sus propias habitaciones en el hotel. También se suministraron modernos equipos audiovisuales y de puesta en escena. Expertos en tecnología audiovisual del Reino Unido trabajaron con el personal local para construir el set y poner en marcha todo el equipamiento.
Como la conferencia se celebró en un hotel con todo incluido, no había necesidad de salir de él para solventar el asunto de las cenas, que tuvieron lugar en sus restaurantes y clubes con comidas tipo buffet.
Con el fin de minimizar los costes, Jo, responsable de cuentas, recomendaba a los asistentes compartir el transporte siempre que fuera posible.
Reunir con éxito a los licenciatarios de las dos marcas del grupo requería una planificación estratégica. Por eso, el primer día se programó un cóctel de bienvenida que sirviese para romper el hielo y que los asistentes de ambas partes empezasen a conocerse entre sí y a los directivos de la marca. Jo y Sarah, ambas involucradas en el proyecto, animaron a los participantes a sentarse con colegas de distintos países durante el buffet que siguió a las bebidas.
Se incentivó el sentido de identificación corporativa a través de distintas iniciativas:
- Actividades de cohesión de equipos.
- El bar del hotel se decoró con los colores corporativos de la marca durante el cóctel de bienvenida.
- Se hizo una escultura de arena gigante con el logo de la empresa iluminado durante una fiesta en la playa y además se utilizó para un evento de team-building posterior.
- Varios artistas crearon un espectáculo con luces LED que recordaban los colores de la marca durante la cena.